Steuerberater in Berlin testen neues Verpackungssystem zur Archivierung von Akten

Unternehmer kennen das Problem mit der Aufbewahrung der Akten: Unzählige Akten verlangen eine optimale und übersichtliche Archivierung, doch wegen der Vielzahl an Unterlagen ist es kaum möglich, diesem Anspruch gerecht zu werden. Zu Beginn genügt vielleicht noch ein gewöhnliches Regal, doch schon nach wenigen Geschäftsjahren ist der Platz aufgebraucht. Nun möchte man sich vielleicht von den alten Unterlagen trennen, doch dies ist nicht immer möglich bzw. gestattet. Also wird ein komplettes Zimmer für die Aufbewahrung der Akten freigeräumt, damit es nie wieder zu Platzproblemen kommen wird. Dies klingt erst einmal vielversprechend, doch je mehr Akten hinzu kommen, desto schneller wird die Übersicht verloren gehen. Früher oder später wird dann der Zeitpunkt kommen, an dem eine frühere Akte dringend benötigt wird. Was dann folgt, ist die Suche nach der berühmten Nadel im Heuhaufen. Unzählige Ordner werden durchgeblättert, auf der Suche nach dem benötigten Formular. Wer dann kein System bei seiner Akten-Aufbewahrung hat, kann sich auf eine Suche von mehreren Stunden einstellen. Angesichts des alten Sprichworts "Zeit ist Geld" kann einem die eigene Unordnung also sehr teuer zu stehen kommen.

Besonders betroffen hiervon ist eine Steuerkanzlei. Grund ist die Vielzahl an Akten von früheren Fällen, die vielleicht zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal von Relevanz sein könnten. Sollte dieser Fall eintreffen, darf man sich auf eine längere Suche einstellen. Grund genug, um eine Methode gegen diesen Akten-Wirrwarr zu suchen. Dieses Vorhaben setzte zum Beispiel der Steuerberater Berlin in die Tat um. Nachdem man sich über mehrere Jahre mit der Unübersichtlichkeit bezüglich der Akten quälte, fand man eine verlässliche Methode, um dieses Problem endlich zu bekämpfen. Ermöglicht wurde dies durch ein neues Verpackungssystem zur Archivierung von Akten. Vorbei sind die Zeiten, in denen die Akten schon nach einigen Tagen kaum noch zu finden waren. Dank des neuen Systems ist es ohne Probleme möglich, auch ältere Akten innerhalb weniger Sekunden griffbereit zu haben.

Die Vorteile des neuen Verpackungssystems sprachen sich schnell herum, sodass auch andere Steuerberater dem Vorbild aus Berlin folgten und ihre Akten-Archivierung ebenfalls optimierten. So zum Beispiel der Steuerberater Westerstede. Dieser erzählt: "Für mich war es immer die reinste Qual, nach alten Akten suchen zu müssen. Es gab wirklich Fälle, bei denen die Suche mehrere Stunden andauerte. Umso erfreuter war ich, als ich von dem neuen Verpackungssystem hörte. Mein Kollege aus Berlin war davon sehr begeistert und gab mir den Ratschlag, es ebenfalls mit diesem neuen System zu versuchen. Und ich kann nur sagen, dass ich begeistert bin. Meine Probleme mit den Akten gehören jedenfalls der Vergangenheit an."

Angesichts der positiven Resonanz ist davon auszugehen, dass sich das neue Verpackungssystem auch in anderen Branchen etablieren wird. Schließlich ist eine übersichtliche Archivierung der älteren Akten stets von großer Wichtigkeit.